Ruang Lingkup Kearsipan

Ruang Lingkup Kearsipan

 

• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. penciptaan dan penerimaan warkat                          

2. Pengumpulan dan penerimaan warkat

3. pengendalian warkat

4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5. penyimpanan warkat/arsip

6. Pemusnahan arsip

• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.
2. Pencatatan, meliputi:
    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi,     dll.
3. Penyimpanan, meliputi:
    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta        melakukan penataan di tempat penyimpanan.
4. Perawatan, meliputi:
    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.
5. penggunaan/pelayanan, meliputi:
    menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
    Pelayanan terhadap peminjaman arsip
    Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.
6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:
    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.
*Istilah
-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.
-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:
    AP =   ∑    PERMINTAAN
                               × 100 % 
          ∑    TERSIMPAN
jikakurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.
-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif
-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan
               -menunggu jawaban
-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.
-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan :
setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara.