Ruang Lingkup Kearsipan

Ruang Lingkup Kearsipan

 

• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. penciptaan dan penerimaan warkat                          

2. Pengumpulan dan penerimaan warkat

3. pengendalian warkat

4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5. penyimpanan warkat/arsip

6. Pemusnahan arsip

• Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.
2. Pencatatan, meliputi:
    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi,     dll.
3. Penyimpanan, meliputi:
    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta        melakukan penataan di tempat penyimpanan.
4. Perawatan, meliputi:
    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.
5. penggunaan/pelayanan, meliputi:
    menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
    Pelayanan terhadap peminjaman arsip
    Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.
6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:
    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.
*Istilah
-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.
-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:
    AP =   ∑    PERMINTAAN
                               × 100 % 
          ∑    TERSIMPAN
jikakurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.
-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif
-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan
               -menunggu jawaban
-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.
-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan :
setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara.

Asas-Asas Kearsipan

Asas-Asas Dalam Kearsipan

Pada dasarnya, ada 3 asas dalam kearsipan, di antaranya adalah sebagai berikut :

 1. Asas sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan asas Sentralisasi:

• Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
• Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah :Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.

• Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

 2. Asas desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi:

• Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
• Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :

• Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
• Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

 3. Asas gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :

• Keseragaman prosedur dan tata kerja.
• Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
• Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
• Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
• Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

Semoga dapat bermanfaat untuk yang membacanya.

Jangan lupa untuk comment di liaayuu.blogspot.com

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Lengkap

Pengertian Kearsipan Secara Umum dan Menurut Para Ahli Lengkap

     Kali ini akan diulas mengenai apa definisi kearsipan yang benar baik secara umum, etimologi maupun menurut pendapat para pakar. Kearsipan secara etimologi berasal dari kata “Arsip” yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dan dalam bahasa Inggris berarti “file”. Kearsipan dalam bahasa inggris berrati filing. File adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiatannya.

        Kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan.

        

        Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

        

        Kearsipan juga merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta mudah untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

     Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.

    Kearsipan memegang peranan yang penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi :

• penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
• pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
• penyimpanan dan pemusnahan arsip

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Dan untuk lebih jelasnya dalam memahami definisi kearsipan, simak berikut ini penjelasan dan pengertian kearsipan menurut para ahl dan pakar :

• Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.Menurut Kamus Administrasi

Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

• Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

• Menurut R. Subroto

Kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

• Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)

Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

• Menurut Odgers (2005)

Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media
elektronik.

• Menurut Charman (1998)

Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.

• Menurut Maulana (1974:18)

Definisi kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

• Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

Pengertian kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

  Demikianlah artikel tentang pengertian kearsipan menurut para ahli/pakar, secara umum dan secara etimologi lengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah referensi ilmu pengetahuan dalam memahami apa definisi kearsipan yang benar dan tepat.

Jangan Lupa comment blog saya di liaayuu.blogspot.com 

Syarat- Syarat Pegawai Arsip- Kearsipan

Syarat-Syarat Pegawai Arsip

     Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal.
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan
kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut.

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

Jadi dapat disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik adalah sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip.
7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.